Lees de handleiding parameters hoe de volgende parameters ingesteld kunnen worden:

WinTree maakt bij het versturen van e-mails gebruik van SMTP. Het is daarom een vereiste dat de provider, welke gebruikt wordt voor de verbinding met internet, dit protocol ondersteund. Indien de provider geen SMTP ondersteund dan is het niet mogelijk om vanuit WinTree e-mails te versturen. De meeste provisders in Nederland ondersteunen dit protocol.

Daarnaast is een geldend e-mailadres noodzakelijk om als afzender van de e-mails te worden gebruikt. Dit mogen ook hotmail, gmail of andere e-mail accounts zijn die via internet e-mails versturen.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is een standaard communicatieprotocol voor het vesturen van e-mail over het internet. Dit protocol bevat allerlei regels en afspraken om succesvol en betrouwbaar informatie te verzenden, denk hierbij bijvoorbeeld aan: weergave, authenticatie en foutdetectie. De communicatie van dit protocol verloopt via een andere poort dan wanneer men op internet aan het browsen is. SMTP gebruikt TCP poort 25, de firewall dient zo geconfigureerd te zijn dat dataverkeer via deze poort wordt toegestaan.

WinTree gebruikt dit protocol omdat de beveiliging van e-mailprogramma's vandaag de dag zo hoog is dat hier vanuit externe programma's niet mee samen te werken is. Door het gebruik van SMTP wordt geen enkel lokaal geïnstalleerd e-mailprogramma gebruikt en kan snel en probleemloos gemaild worden.

Voor het succesvol instellen van SMTP is het noodzakelijk te weten welke provider gebruikt wordt. Deze gegevens zijn niet bekend bij TSD. Het is noodzakelijk om de SMTP-server van de internet provider te weten. Deze gegevens zijn door de internet provider verstrekt (bijvoorbeeld op de contractdocumenten). Wanneer de provider niet bekend is kan dit nagegaan worden via de website www.myip.nl. Op deze website wordt in "Hostnaam" genoemd waarbij het laatste gedeelte voor .NL of .BE meestal de naam van de provider weergeeft. Bijvoorbeeld: Hostnaam C12345678.static.ziggozakelijk.nl, de provider is dan ziggozakelijk.nl. Op de website van de provider of via de helpdesk van de provider kan nagegaan worden wat de SMTP-server (of soms wel ‘Server voor uitgaande mail’ genoemd) is. Ook via Google zoeken op 'SMTP <<providernaam>>' geeft vaak voldoende informatie. De gevonden SMTP mailserver moet in parameter 1239 ingevoerd worden.

Na het ingeven van de diverse parameters is het verstandig om de verbinding te testen. Dit kan eenvoudig vanuit WinTree Hulpprogramma's gedaan worden. Dit programma is al geopend om de parameters in te stellen.

Open het menu help --> WinTree Info. Klik op [Melding..]. Open in het geopende scherm het tabblad 'Melding'. Typ in het invoerveld een tekst in, bijvoorbeeld "SMTP test e-mail" en klik vervolgens op E-mail. Een pop-upscherm wordt geopend waarin een bevestiging wordt gevraagd of het bericht verzonden moet worden. Klik op [Ja]. Als alle parameters goed staan dan wordt een melding getoond waarin staat dat het bericht naar de support afdeling van TSD is verstuurd. Tevens wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres uit parameter 1247.

Zijn de parameters niet juist ingesteld dan zal een pop-upscherm getoond worden met hierin een melding dat het versturen mislukt is, controleer de ingestelde parameters goed en probeert het nogmaals.

Voordat e-mail vanuit WinTree kan worden verstuurd dienen, naast de parameters, ook een aantal instellingen en stamgegevens in WinTree correct ingesteld te worden:

• Systeeminstellingen, tabblad 'Lijsten', documenten (welke per e-mail verstuurd moet kunnen worden) aanvinken. Tevens moet per document, in de afdruk opties, de uitvoer voorkeur ingesteld worden.
• Onderhoud relaties, instellen uitvoer voorkeur (tabblad 'Communicatie'), invoeren van kontaktpersonen (tabblad 'Kontaktpersonen') met e-mailadressen.
• Stamgegevens -->Kop-en sluitteksten, invoeren van een standaard onderwerp en berichttekst voor de verschillende documenten.

Het versturen van documenten per e-mail gaat op dezelfde wijze als het afdrukken van documenten. Er zijn hiervoor twee opties mogelijk:

• Automatisch uitvoer, WinTree bepaald op basis van de instellingen of een document per e-mail wordt verstuurd of op papier wordt afgedrukt.
• E-mailknop, hierbij wordt het document altijd per e-mail verstuurd. De instellingen worden hier niet bij gebruikt.

Een derde optie is het versturen van een mailing. Bij het versturen van een mailing kan gekozen worden of de mailing gefaxt of ge-e-maild wordt. Lees hiervoor de beschrijving Mailing. Deze optie is alleen beschikbaar als de module Communicatie Manager (module nummer 95) geactiveerd is.

Bij het versturen van een e-mail vanuit WinTree wordt het document dat verstuurd wordt als PDF-bestand aan de e-mail toegevoegd. Indien het PDF-bestand door de ontvanger wordt afgedrukt, dan ziet dit document er precies hetzelfde uit als bij het direct afdrukken vanuit WinTree op een van de eigen printers. Wordt er bij het afdrukken van documenten geen logo door WinTree afgedrukt (afdruk wordt bijvoorbeeld op voorbedrukt papier gemaakt) dan zal het PDF_bestand ook geen logo hebben.

Als op het PDF-bestand ook een logo meegestuurd moet worden, dan zal hiervoor een apart logo aangemaakt moeten worden. TSD kan dit logo maken en op de juiste wijze instellen in WinTree.

TSD kan alleen een logo maken op basis van een door de WinTree-gebruiker aangeleverd JPG-bestand. De werkzaamheden met betrekking tot het aanmaken en instellen van het logo valt niet onder het standaard WinTree supportcontract en zullen, op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief, doorberekend worden.

Doordat WinTree SMTP gebruikt voor het versturen van e-mails, komen de verzonden berichten niet in de map Verzonden Items van Outlook of Outlook Express terecht. Hier is dan ook niet te zien welke e-mail verstuurd is. Door in parameter 1246 het eigen e-mailadres in te voeren wordt van iedere e-mail die vanuit WInTree wordt verstuurd ook een kopie naar dit adres verstuurd. In Outlook kan eenvoudig, door middel van berichtenregels, ingesteld worden dat de e-mail ontvangen van het eigen e-mailadres opgeslagen worden in een aparte map. Op die manier wordt de e-mail, verstuurd vanuit WinTree, toch in de eigen Outlook gearchiveerd. Het instellen van de berichtenregels moet in Outlook of een ander gebruikt e-mail programma door de WinTree-gebruikers zelf worden ingesteld.

Beschrijvingen hoe Microsoft Outlook ingesteld kan worden om met behulp van regels de ingekomen e-mails te verplaatsen naar mappen zijn op internet te vinden. Een goed voorbeeld is de site http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/manage-messages-by-using-rules-HA010096803.aspx

TSD kan assisteren bij het instellen van berichtenregels in Outlook. De werkzaamheden met betrekking tot het instellen van berichtenregels in Outlook valt niet onder het standaard WinTree supportcontract en zullen, op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief, doorberekend worden.